采购业务报销说明

1. 物资采购类

（1）常规流程

• 适用场景：单笔订单500元以上（非简化流程范围内的）物资采购，均需通过电商采购平台发起采购订单审批，并在验收后在电商采购平台入库、对账开票。

• 报销要求：

①报销单据：

②附件：采购订单审批单、入库审批单。

（2）简化流程

• 适用场景：

① 单笔订单小于等于500元；

② 用于活动、福利的生鲜水果、熟食、蛋糕、茶歇、零食、卡券、鲜花、药品（无金额限制）；

③ 项目设备使用燃油（无金额限制）；

• 事前报备：需在采购前事先征得项目经理/平台部门负责人飞书回复同意，确认内容包括日期、采购事由、物资名称、数量、预估单价、预估总价、购买渠道、垫款人等。举例：”项目2022年7月21日突发疫情，紧急从药店采买10桶84消毒液（5KG/桶），预计每桶不超过45元，总计不超过450元，由环境主管XXX垫付，后续报销”；

特别提醒：集团本部大于3万元、大区大于1万元的文体活动，需事前发起活动方案审批。

• 入库要求：原则上购买当次用量，无需入库；如有剩余，需在库房管理系统中入库。

特别提醒：“用于活动、福利的生鲜水果、熟食、蛋糕、茶歇、零食、卡券、鲜花、药品” 如通过电商采购平台下单，验收后均需入库，入库采购分类应选择“活动会议”。

• 报销要求：

① 通用报销单；

② 附件：项目经理/平台部门负责人事前飞书同意截屏、商品收货照片、购物小票、发票或收据、付款记录、活动方案审批单（如有）等；

③ 预算科目：“用于活动、福利的生鲜水果、熟食、蛋糕、茶歇、零食、卡券、鲜花、药品” 预算科目应选：会议费、总经费-内部团建、员工福利费、文体活动费（平台活动适用）、社区文化活动费（项目活动适用）；

特别提醒：用于活动会议的办公用品（如马克笔、白板纸等），预算科目应选“会议费”，而非“办公用品费用”。

1. 劳务维修

• 适用场景：小于等于3000元的紧急工程维修，包含土建/水泵/机电类紧急维修费、空调安装打孔费、高空作业费、设备安装耗材费、家具维修费等（维修零件+人工总费用不超3000元）；

• 事前报备：需在采购前事前先征得项目经理/平台部门负责人飞书回复同意，确认内容包括日期、采购事由、预估总价、供方、垫款人等。举例：”XX项目7月21日因归心大堂玻璃门受撞击破损，存在安全隐患，需紧急联系原玻璃门厂家XX进行清除及更换，预计总价1500元，事后对公付款”。

• 报销要求：

（1）通用报销单；

（2）附件：项目经理/平台部门负责人飞书同意截屏、验收证明、发票或收据、付款记录（如有）、价格沟通记录（行政类家具维修）等；

（3）预算科目：整改费、修缮费；

特别提醒：①上述紧急工程维修，季度发生总金额不得超过3000元；②单次发生金额超3000元，须发起采购立项或合同作为前置流程；报销附件：前置流程审批单。

1. 标书制作

• 事前报备：需在采购前事先征得大区投拓负责人飞书回复同意，确认内容包括日期、采购事由、物资名称、数量、预估单价、预估总价、购买渠道、垫款人等。举例：”2023年12月26日市拓部投标"xxxx(项目名称"需制作标书，预计总计不超过300元，验收无误后由XXX垫付，后续报销”。

• 报销要求：

（1）通用报销单报销；

（2）附件：项目经理/平台部门负责人事前飞书同意截屏、发票或收据、付款记录等；

（3）预算科目：投标管理费;

1. 书籍/报刊

• 事前报备：需在采购前事先征得项目经理/平台部门负责人飞书回复同意，确认内容包括日期、采购事由、物资名称、数量、预估单价、预估总价、购买渠道、垫款人等。举例：”2023年12月26日，平台筹备新春员工活动，采买20本书籍《xx》，预计每本不超过40元，总计不超过800元，由行政XXX垫付，后续报销”。

• 入库要求：无需入库。

• 报销要求：

（1）通用报销单；

（2）附件：项目经理/平台部门负责人事前飞书同意截屏、商品收货照片、发票或收据、付款记录等；

（3）预算科目：印刷费。

1. 电梯配件

（1）电梯集采供方，直接报销

• 适用场景：采购渠道为电梯维保集采供方：通力/巨人通力/西奥/奥的斯机电，集采框架中已约定配件单价；

• 报销要求：

①通用报销单；

②附件：盖章框架合同；

③预算科目：500501电梯、WY020901维保工具、WY020902日常耗材、WY020903备品备件

（2）非电梯集采供方，电商采购平台下单

• 适用场景：项目通过电商采购平台，在电梯配件供应商店铺下单或非标下单（电梯集采供方，但非集采清单配件也通过非标下单）；

• 入库要求：验收后以“低值资产”入库；

• 报销要求：

①通用报销单；

②附件：采购订单审批单、入库审批单；

③预算科目：500501电梯、WY020901维保工具、WY020902日常耗材、WY020903备品备件

除上述情况外，

单次采购5万元以上需通过【招采系统】发起立项流程→【费控系统】合同流程→合同付款；

单次采购5万元及以下需通过【费控系统】发起合同流程→合同付款；

已签署框架合同的无金额限制，可直接在【费控系统】发起框架子合同→合同付款，或通过【电商采购平台】直接下单后入库、报销付款。